Apa yang dimaksud dengan faktor penentu keberhasilan (CSF)?
Faktor penentu keberhasilan (CSF) adalah tujuan tingkat tinggi yang harus dipenuhi organisasi Anda untuk mencapai tujuan strategis Anda. Anda dapat menerapkan CSF di tingkat proyek, program, atau organisasi, meskipun CSF paling sering digunakan oleh seluruh departemen atau organisasi karena kaitannya erat dengan strategi bisnis organisasi. Mencapai faktor penentu keberhasilan biasanya menghasilkan nilai yang berarti dan pendapatan positif bagi organisasi Anda. Khususnya, CSF adalah tujuan strategis tingkat tinggi CSF tidak selalu menyertakan rincian pelaksanaannya. Misalnya, bayangkan Anda menetapkan faktor penentu keberhasilan untuk meningkatkan kesadaran merek. Ini adalah tujuan yang mulia dan tujuan yang mendorong nilai dan pangsa pasar yang signifikan bagi organisasi Anda. Untuk benar-benar mencapai CSF ini, proyek dan tim khusus bekerja pada berbagai inisiatif dan menetapkan indikator kinerja utama (KPI) kuantitatif untuk mendapatkan gambaran jelas tentang apa yang ingin dicapai tim Anda kapan saja.
Contoh faktor penentu keberhasilan (CSF)
Faktor penentu keberhasilan bisa berupa apa saja. Sasaran luhur ini membantu Anda mengarahkan tim ke tujuan yang ingin Anda tuju. Kemudian, manajer proyek menggunakan CSF untuk memandu inisiatif mereka dan memastikan mereka siap untuk sukses.
Faktor penentu keberhasilan yang Anda tetapkan bergantung pada sasaran strategis organisasi Anda secara keseluruhan. Berikut beberapa CSF yang dapat Anda buat, bergantung pada rencana organisasi Anda untuk pertumbuhan tiga hingga lima tahun ke depan:
- - Buku pedoman pemasaran yang diperbarui
- - Fitur produk baru
- - Tinjauan manajemen kinerja
- - Membangun tim penjualan yang kuat untuk mendapatkan pelanggan baru
Hubungan antara tujuan strategis, CSF, KPI, dan banyak lagi Dalam hal penetapan tujuan, ada banyak akronim yang harus disesuaikan dan diperhatikan. Setiap metodologi penetapan tujuan sedikit berbeda tetapi jangan biarkan akronimnya membuat Anda kewalahan. Untuk memahami arti setiap akronim dan susunannya, mari kita lihat proses perencanaan strategis pada umumnya.
1. Mulailah dengan rencana strategis Anda
Perencanaan strategis adalah induk dari setiap proses penetapan tujuan. Sebelum Anda menetapkan tujuan, Anda harus terlebih dahulu menetapkan strategi Anda. Rencana strategis membantu Anda menentukan tujuan organisasi Anda dan tindakan apa yang perlu Anda ambil untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Identifikasi KPA dan KRA Anda
KPA, atau dikenal sebagai key performance areas, adalah area bisnis Anda yang sangat penting bagi kesuksesan Anda. Misalnya, jika Anda bekerja di perusahaan perangkat lunak, salah satu area kinerja utama mungkin adalah perangkat lunak Anda online dan bebas bug. Alternatifnya, jika Anda bekerja di perusahaan manufaktur, KPA yang relevan mungkin merupakan fasilitas Anda yang aktif dan berfungsi penuh.
Penting untuk memahami area kinerja utama Anda untuk mengidentifikasi area yang ingin Anda capai ketika Anda mulai menetapkan sasaran. Kembali ke contoh perusahaan perangkat lunak, jika perangkat lunak Anda sering mengalami bug atau downtime, tujuan yang baik adalah meningkatkan atau mengurangi downtime tersebut. KRA mewakili area hasil utama ini adalah area fokus yang Anda identifikasi dalam rencana strategis Anda. KRA lebih luas dari sekedar tujuan. Misalnya, area hasil utama untuk bisnis Anda mungkin adalah “profitabilitas” atau “efisiensi”. Kemudian, ketika Anda menetapkan tujuan, jelaskan dengan tepat apa yang perlu Anda tingkatkan di bidang tersebut.
3. Pilih metodologi penetapan tujuan Anda
Setelah Anda memiliki rencana strategis, inilah saatnya menerapkan metodologi penetapan tujuan. Dua metodologi penetapan tujuan utama adalah OKR dan CSF (dikombinasikan dengan KPI). Dalam praktiknya, rencanakan hanya untuk menggunakan salah satu dari dua metodologi penetapan tujuan, karena keduanya sangat mirip.
Gunakan OKR untuk kerangka kerja yang sederhana namun fleksibel
OKR adalah singkatan dari Tujuan dan Hasil Utama. Jika Anda belum pernah menetapkan tujuan sebelumnya, OKR adalah awal yang baik karena mengikuti kerangka sederhana:
- - Saya akan [tujuan] diukur dengan [hasil utama].
- - Sasarannya adalah sasaran yang ingin Anda capai meningkatkan kesadaran merek, menciptakan jejak karbon terendah di industri Anda, dan sebagainya.
- - Hasil Utama adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kemajuan Anda dalam mencapai tujuan mendorong satu juta pengunjung web, memastikan seperempat bahan produk Anda dapat dibuat kompos, dan seterusnya.
Gunakan CSF dan KPI untuk mengukur kemajuan organisasi Anda secara kuantitatif
CSF faktor penentu keberhasilan berfungsi mirip dengan O di OKR. Ini adalah tujuan utama yang sedang diupayakan organisasi Anda untuk mencapai rencana strategis tiga hingga lima tahun Anda. Agar CSF dapat ditindaklanjuti, pasangkan CSF dengan key performance indikator (KPI). KPI adalah metrik kuantitatif tentang kemajuan tim atau organisasi Anda menuju tujuan bisnis yang penting. KPI yang baik memberi Anda gambaran apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai faktor penentu keberhasilan dan, sebagai hasilnya, sasaran strategis Anda.
Berbagai jenis CSF dan mengapa hal itu penting
Secara tradisional, faktor penentu keberhasilan dibagi menjadi lima jenis. Memahami jenis CSF membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak melewatkan faktor penentu keberhasilan saat merencanakan periode sasaran mendatang.
1. Faktor penentu keberhasilan yang terkait dengan industri
Terkadang, ada faktor penentu keberhasilan tertentu yang harus diimbangi oleh organisasi Anda agar tetap kompetitif. Untuk melacak CSF terkait industri, tim Anda perlu secara proaktif melacak dan memprediksi tren industri. Contoh faktor penentu keberhasilan yang terkait dengan industri:
- - Inovasi untuk tetap berada di depan pesaing kita
- - Keberlanjutan dalam pengemasan atau manufaktur untuk memenuhi harapan pelanggan
- - Layanan pelanggan yang melampaui rata-rata industri
2. Faktor penentu keberhasilan yang kompetitif
Faktor penentu keberhasilan ini dipengaruhi oleh apa yang dilakukan pesaing Anda, dan bagaimana keberhasilan atau kegagalan mereka berdampak pada organisasi Anda. Ini bukan perbandingan 1:1 dengan apa yang dilakukan pesaing Anda sebaliknya, CSF ini dipengaruhi dan dipengaruhi oleh cara pelanggan melihat bisnis Anda dibandingkan dengan pesaing Anda.
Contoh faktor penentu keberhasilan kompetitif:
- - Dianggap sebagai merek "mewah".
- - Menarik bagi demografi pelanggan tertentu
3. Faktor keberhasilan kritis yang bersifat sementara
Seperti namanya, faktor temporal tidak akan mempengaruhi perusahaan Anda secara permanen. Sebaliknya, faktor penentu keberhasilan ini bersifat sementara, faktor terbatas yang berdampak baik atau buruk terhadap bisnis Anda. Mengidentifikasi dan mengatasi faktor-faktor ini jika ada akan mendukung pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Contoh faktor penentu keberhasilan sementara:
- - Perubahan tak terduga namun bersifat sementara pada model bisnis Anda
- - Mengurangi kapasitas staf karena masalah sementara yang spesifik
- - Mempekerjakan talenta untuk mendukung pembukaan kantor atau wilayah baru
4. Faktor penentu keberhasilan lingkungan
Faktor-faktor penentu keberhasilan ini adalah hal-hal yang tidak dapat dikontrol langsung oleh organisasi Anda—meskipun hal ini tidak berarti bahwa faktor-faktor tersebut menjadi kurang berharga. Memberi label dan melacak faktor lingkungan secara proaktif adalah cara terbaik untuk mengatasi potensi masalah di masa depan dan mencegah risiko yang tidak perlu.
Contoh faktor penentu keberhasilan lingkungan:
- - Penurunan perekonomian
- - Perubahan kebijakan yang berdampak pada bisnis Anda
- - Regulasi industri
5. Posisi manajemen merupakan faktor penentu keberhasilan
Berbeda dengan empat jenis CSF utama, faktor penentu keberhasilan posisi manajemen bersifat unik untuk orang dan posisi tertentu bukan untuk keseluruhan organisasi. Jika Anda berada dalam posisi manajemen, pertimbangkan untuk menetapkan CSF untuk meningkatkan keterampilan manajemen dan kepemimpinan Anda.
Contoh faktor penentu keberhasilan posisi manajemen:
- - Pelatihan resolusi konflik
- - Menerapkan proses manajemen risiko proyek di seluruh tim
- - Praktik manajemen beban kerja
5 langkah untuk mengidentifikasi CSF
Faktor penentu keberhasilan adalah cara terbaik untuk menetapkan dan melacak kriteria keberhasilan. Jika Anda siap untuk memulai, ikuti lima langkah berikut untuk sukses.
1. Buat rencana strategis
CSF membangun rencana strategis tiga hingga lima tahun organisasi Anda, jadi mulailah dengan membuat rencana tersebut jika Anda belum melakukannya. Karena rencana strategis mengidentifikasi tujuan tingkat tinggi Anda selama beberapa tahun, rencana ini merupakan landasan utama bagi CSF di masa mendatang.
2. Tinjau rencana strategis dengan pemangku kepentingan eksekutif
Setelah Anda membuat rencana strategis, kumpulkan tim proyek manajemen strategis Anda—pemangku kepentingan utama yang menciptakan faktor penentu keberhasilan Anda. Telusuri rencana strategis dan identifikasi proses bisnis dan area hasil utama (KRA) yang merupakan area penting dan menentukan keberhasilan organisasi. Misalnya, bayangkan Anda mengidentifikasi kepuasan pelanggan sebagai KRA untuk periode sasaran yang akan datang.
3. Identifikasi faktor penentu keberhasilan Anda dan bagikan dengan organisasi Anda yang lebih luas
Setelah Anda mengidentifikasi KRA Anda, lampirkan faktor penentu keberhasilan terkait untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Misalnya, jika KRA Anda adalah kepuasan pelanggan, CSF terkait adalah untuk meningkatkan hubungan pelanggan melalui tim layanan pelanggan yang berdedikasi. Setelah Anda mengidentifikasi CSF, bagikan dengan tim Anda yang lebih luas untuk mendapatkan masukan.
4. Hubungkan CSF ke KPI agar dapat ditindaklanjuti
Untuk mengubah CSF Anda menjadi tindakan, hubungkan CSF tersebut dengan indikator kinerja utama (KPI) yang dapat diukur. Misalnya, jika CSF Anda ingin meningkatkan hubungan pelanggan melalui tim layanan pelanggan yang berdedikasi, buatlah KPI untuk membangun tim kesuksesan pelanggan dengan setidaknya 10 anggota tim sebelum akhir kuartal dan KPI kedua untuk mencapai layanan pelanggan 12 jam waktu respons pada akhir tahun fiskal.
5. Memantau dan mengukur
Setelah CSF dan KPI Anda dibuat, yang tersisa hanyalah memantau keberhasilannya. Jika Anda belum melakukannya, siapkan sistem pelacakan sasaran untuk melacak dan mengelola sasaran utama organisasi Anda serta proyek dan inisiatif yang mendukung sasaran tersebut.