Pengertian KPI

KPI adalah unit yang digunakan untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tertentu. KPI yang efektif mengikuti kerangka tujuan SMART, artinya KPI Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Realistis, dan Terikat Waktu. KPI adalah unit pengukuran yang akan Anda gunakan untuk mencentang “M” di sasaran SMART Anda. Setiap proyek akan memiliki daftar KPI yang dapat Anda lacak. Manajer media sosial dapat mengukur tayangan, pembagian, suka, mengikuti, balasan, sebutan, dan komentar, namun mereka tidak boleh mencoba melacak semua KPI yang tersedia bagi mereka. Melacak setiap KPI yang tersedia seperti menyorot setiap kalimat dalam buku teks hal ini menggagalkan tujuannya, karena hal-hal penting terkubur dalam tumpukan informasi yang kurang berguna. Setelah Anda menetapkan tujuan, Anda sebaiknya memilih tiga hingga lima KPI yang paling efektif dalam mengukur kemajuan.

Jenis KPI

Ada dua jenis KPI utama, yang disebut indikator utama dan indikator lagging. Indikator utama adalah metrik yang memprediksi keberhasilan, sedangkan indikator lagging memberikan bukti keberhasilan setelah kejadian. Saat memilih KPI, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki keseimbangan yang baik antara indikator utama dan indikator lagging.

Misalnya, Anda memilih KPI untuk proyek pemasaran blog. Beberapa KPI terkemuka yang mungkin Anda pertimbangkan meliputi:

1. Jumlah kata kunci yang relevan per posting

2. Jumlah jam yang dicatat per aset yang dibuat

3. Jumlah link dalam setiap postingan ke konten lain di situs Anda

4. Jumlah link ke setiap postingan dari konten lain di situs Anda

Ini semua adalah metrik yang dapat memprediksi kinerja setiap postingan. Artikel yang mencapai jumlah minimum kata kunci yang relevan dan tautan ke dan dari konten lain di situs lebih mungkin berhasil. Di sisi lain, aset desain yang pembuatannya hanya membutuhkan separuh waktu normal kemungkinan besar memiliki kualitas di bawah rata-rata dan kinerjanya tidak sebaik itu. Leading KPIs memberikan panduan sebelumnya yang memaksimalkan kemungkinan keberhasilan proyek setelah dipublikasikan.

Untuk kampanye pemasaran blog yang sama, beberapa lagging KPIs yang mungkin Anda pertimbangkan meliputi:

1. Peringkat mesin pencari

2. Lalu lintas ke setiap pos

3. Nilai lalu lintas ke setiap posting

4. Rasio pentalan (seberapa cepat pembaca meninggalkan situs Anda)

5. Konversi (berapa banyak pembaca yang akhirnya membeli produk Anda)

KPI ini mengukur metrik yang muncul setelah postingan dipublikasikan atau, dengan kata lain, metrik tersebut “tertinggal” di belakang peluncuran proyek. leading KPIs membantu memprediksi kemungkinan keberhasilan, sedangkan lagging KPIs mengukur keberhasilan sebenarnya. Membandingkan data dari masing-masing data akan memberi Anda informasi tentang seberapa akurat prediksi Anda dan mengapa performa sebenarnya mungkin menyimpang dari performa yang diprediksi.

KPI VS OKR

 

KPI bukan satu-satunya cara untuk melacak kinerja proyek. OKR, atau tujuan dan hasil utama, adalah jenis alat pengukuran lain yang berfungsi mirip dengan KPI. Faktanya, dalam banyak kasus, KPI dan OKR suatu proyek bisa saja tumpang tindih.

- Key performance indicator (KPI): Dirancang untuk mengukur kinerja dari waktu ke waktu, KPI yang baik harus melacak satu nilai terukur yang dapat menunjukkan tingkat kemajuan menuju suatu tujuan.

- Objectives and key results (OKR): OKR menggunakan templat “Saya akan [tujuan] yang diukur dengan [hasil utama].” Sasaran adalah sasaran yang ingin Anda capai dan hasil utama adalah metrik yang digunakan untuk melacak kemajuan menuju sasaran tersebut . Anda dapat memperoleh lebih dari satu hasil utama untuk setiap tujuan.

KPI sering kali tumpang tindih dengan OKR, namun perbedaannya adalah OKR tidak harus berupa ukuran yang dapat diukur. Misalnya, Anda dapat menetapkan OKR ke “Meningkatkan lingkungan kerja yang diukur dengan semangat kerja karyawan,” meskipun OKR Anda, semangat kerja karyawan, tidak berwujud. Jika Anda ingin menetapkan KPI untuk tujuan yang sama, Anda harus menemukan cara untuk mengukur semangat kerja karyawan—misalnya, jumlah keluhan SDM yang diterima atau tingkat pergantian karyawan baru.

Contoh OKR Dan KPI

Berikut contoh lain dari potensi OKR dan KPI untuk tim pengalaman pelanggan.

1. Contoh KPI: Meningkatkan skor promotor bersih (NPS) sebanyak 2 poin di FY21.

2. Contoh OKR:

Tujuan: Mengejutkan dan menyenangkan pelanggan kami untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Hasil utama: Menghasilkan buzz positif melalui media sosial dan acara virtual.

Hasil utama: Mengurangi churn hingga kurang dari 2% per bulan.

Hasil utama: Meningkatkan skor promotor bersih (NPS) sebanyak 2 poin di FY21.

Apa yang membuat KPI bagus?

Ada banyak sekali pilihan KPI untuk hampir setiap proyek, namun tidak semua metrik yang terukur merupakan KPI berkualitas tinggi. Misalnya, melacak jumlah kata per postingan dalam kampanye blog Anda tidak akan terlalu berguna, karena panjang postingan “terbaik” untuk sebuah artikel berubah dari satu topik ke topik lainnya. Demikian pula, beberapa KPI bagus dalam satu konteks tetapi tidak bagus dalam konteks lain. Misalnya, KPI keuangan, seperti biaya tenaga kerja per proyek desain, sangat membantu departemen akuntansi, namun tidak terlalu berguna bagi manajer desain.

KPI yang bagus:

1. Dapat diukur

2. Memberikan bukti kemajuan (atau kekurangannya)

3. Melacak sesuatu yang responsif terhadap perubahan

4. Menawarkan data yang berguna untuk pengambilan keputusan

5. Melacak sesuatu yang dapat Anda kendalikan dan pengaruhi

6. Mudah dimengerti dan dikerjakan & Dapat diverifikasi secara andal

Cara menyiapkan KPI yang efektif

Memilih KPI terbaik untuk suatu pekerjaan adalah proses dengan langkah-langkah spesifik (namun sederhana!). Ikuti empat langkah berikut untuk memulai.

1. Tentukan tujuan bisnis Anda

Anda tidak dapat memilih KPI kecuali Anda mengetahui apa yang ingin Anda ukur. Mulailah prosesnya dengan menentukan tujuan bisnis Anda. Pastikan proyek Anda selaras dengan seluruh organisasi Anda dengan berkonsultasi dengan pimpinan perusahaan dan mengacu pada dokumen seluruh perusahaan lainnya seperti misi organisasi Anda, rencana strategis menyeluruh, dan tujuan seluruh departemen. Bergantung pada level tempat Anda bekerja manajer tim, kepala departemen, direktur, VP, atau pemimpin perusahaan Anda mungkin dapat menetapkan KPI jangka pendek dan jangka panjang. Saat membuat perencanaan di tingkat eksekutif, Anda dapat menetapkan KPI berdasarkan bulan, kuartal, atau tahun.

2. Identifikasi metrik bisnis yang penting

Setelah Anda menentukan tujuan bisnis, Anda perlu memutuskan metrik mana yang relevan dengan tujuan tersebut. Metrik yang Anda pilih untuk KPI Anda harus menjadi indikator yang berhubungan langsung dengan apakah Anda mencapai tujuan Anda atau tidak. Ingat: KPI adalah singkatan dari indikator kinerja utama. Mungkin terdapat berbagai metrik atau indikator yang memengaruhi tujuan akhir Anda. Membuat KPI yang tepat berarti menangkap detail terpenting dan memastikan Anda melacak metrik tersebut. Tidak setiap tugas atau proyek perlu memiliki KPI terkait. Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, lihat beberapa metrik yang relevan untuk setiap departemen di organisasi Anda.

3. Siapkan sistem pelacakan

Saat Anda mengerjakan lebih dari satu proyek dengan lebih dari satu tim, jumlah KPI yang Anda lacak dapat mulai bertambah dengan cepat. Penting untuk memiliki sistem pelacakan yang memastikan data Anda dicatat secara konsisten dan berkala. Anda tidak akan dapat menarik kesimpulan yang akurat jika Anda lupa melacak beberapa minggu atau jika Anda kehilangan data dalam folder file yang berantakan.

Dasbor KPI adalah tempat terbaik untuk melacak semua KPI Anda. Memiliki dasbor bersama yang terpusat:

- Memastikan semua orang melihat informasi yang sama

- Menjadikan data KPI dapat diakses oleh seluruh tim, di mana pun mereka berada

- Menghilangkan kebutuhan untuk memberi tahu pemangku kepentingan secara manual setiap kali ada pembaruan

- Dapat melacak metrik secara otomatis, sehingga tidak ada kemungkinan lupa

- Mengurangi kemungkinan kesalahan manusia

4. Lacak dan bagikan realtime progress

Data KPI bukanlah sesuatu yang Anda abaikan sampai tiba waktunya untuk laporan triwulanan Anda. Sebaliknya, pemangku kepentingan harus menggunakan laporan KPI untuk membuat keputusan kecil dan besar sepanjang siklus proyek. Itulah mengapa penting untuk selalu memperbarui data KPI Anda dan membuatnya dapat diakses oleh semua orang kapan saja. Cara terbaik untuk selalu memperbarui data Anda adalah dengan menggunakan dasbor yang melacak dan memperbarui secara real-time. Dengan begitu, pemangku kepentingan tidak perlu menunggu hingga pembaruan berikutnya untuk mendapatkan informasi terkini mereka cukup memeriksa dasbor. Jika Anda melacak KPI secara manual, pastikan Anda memperbaruinya secara berkala agar sesuai dengan proyek Anda.

Example financial metrics

- Annual recurring revenue (ARR)

- Net revenue retention (NRR)

- Net profit margin (NPM)

- Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization (EBITDA)

- Operating capital Cash flow

Example customer metrics

- Net promoter score (NPS)

- Customer acquisition cost (CAC)

- Customer satisfaction (CSAT)

- Customer retention

- Customer churn

- Number of total paying customers

- Number of new customers

Example process and operations metrics

- Throughput time, or total lead time

- Number of complaint or bug tickets filed

- Supply chain metrics, like days sales outstanding (DSO)

Example people or human resources metrics

- Employee retention rate

- Employee satisfaction

- Salary competitiveness ratio (SCR)

Example sales metrics

- Revenue growth

- Market penetration

- Customer lifetime value

- Gross profit margin

Example marketing metrics

- Number of qualified leads

- Lead conversion rate

- Social media followers

- Content downloads

- Email click-through rate (CTR)